Dalam Buddhisme, mereka menyebut pikiran mengembara sebagai “pikiran monyet”. Saya memiliki lebih banyak “pikiran gorila”, berjalan di luar kendali, bertindak berdasarkan setiap dorongan hati, dan menertawakan upaya saya untuk menjinakkannya.
Itu sebabnya saya menemukan Jadwal CEO sangat efektif. Ini bukan rejimen; Anda tidak perlu bangun jam 4:45 pagi, menumbuk 40 gram protein organik, dan melakukan pose yoga selama panggilan konferensi.
Sebaliknya, “Jadwal” CEO hanyalah daftar kebiasaan. Diekstraksi selama 12 tahun Harvard Business School belajar dari 27 CEO, Jadwal CEO menyoroti cara eksekutif tingkat tinggi dapat mengelola waktu mereka dengan lebih efektif.
Meskipun saya bukan pejabat tinggi atau eksekutif, elemen tertentu dari Jadwal CEO memilikinya secara besar-besaran membantu saya mengatur waktu saya dengan lebih baik tanpa mengganggu rejimen saya yang sudah ada (yaitu membuat marah gorila saya).
Dalam artikel ini, saya akan menyoroti kebiasaan tertentu dalam Jadwal CEO yang menurut saya akan membantu siapa pun mengatur waktu mereka dengan lebih baik dan membuat pekerjaan lebih menyenangkan. ebahkan jika Anda dapat menerapkan hanya satu kebiasaan dari Jadwal CEO, ini bisa sangat membantu.
Gabungkan tugas serupa
Pernah merasa seperti Anda terlalu banyak “mengubah persneling” selama hari kerja, antara email, barang pribadi, dan tugas utama yang ada?
Masalah dengan “memindah gigi” terlalu sering ada dua. Pertama, itu menghabiskan kopling Anda, alias otak Anda. Kedua, ketika otak Anda harus terus-menerus memulai dan memfokuskan kembali, produktivitas hilang.
Sementara fokus menit ke menit dapat dicapai melalui meditasi dan kesadaran, perbaikan cepat yang dapat Anda lakukan pada kalender Anda adalah menggabungkan tugas serupa. Studi ini menemukan bahwa semua CEO yang sangat efektif berupaya menumpuk tugas admin/rapat/pemecahan masalah secara bersamaan sehingga mereka dapat mempertahankan energi dan momentum mental.
Coba ini:
Buka kalender Anda dan coba buat blok tugas sebanyak mungkin. Alih-alih membumbui rapat sepanjang minggu, cobalah untuk menumpuk semua rapat Anda pada, katakanlah, Rabu dan Kamis, dan tetap sucikan Senin dan Selasa untuk berjongkok dan menulis.
Cantumkan waktu henti di kalender Anda
Waktu yang dihabiskan jauh dari pekerjaan sama pentingnya, jika tidak lebih penting, daripada pekerjaan itu sendiri. Oleh karena itu, ini layak mendapat tempat di kalender Anda! (Perhatikan, saya tertarik dengan kalender – lihat karya saya tentang menjaga keuangan Anda tetap pada jalurnya dengan kalender keuangan!)
Studi tersebut menemukan bahwa CEO tersibuk pun menghabiskan setidaknya tiga jam untuk bersosialisasi dengan teman dan keluarga, dua jam untuk hobi atau TV, dan satu jam di gym. Waktu presisi bukanlah suatu kebetulan; 27 CEO memperlakukan kesehatan mental dan fisik mereka seperti klien – mereka tidak pernah terlambat menghadiri rapat dan memberikan perhatian penuh kepada mereka.
Coba ini:
Kotak centang sederhana di pengaturan Gmail saya memberikan dorongan yang bagus untuk kesehatan mental saya.
- Pertama, atur tampilan default Anda dari lima hari menjadi tujuh hari, sehingga setiap kali Anda mengunjungi kalender, Anda dapat melihat aktivitas akhir pekan dan bukan hanya pekerjaan Anda.
- Selanjutnya, masukkan waktu pribadi Anda ke dalam kalender Anda. Warnai waktu gym Anda, waktu berkualitas Anda bersama keluarga dan teman, dan waktu henti solo Anda, baik untuk bermain game, menjelajahi Netflix, atau mencari tahu investasi Anda berikutnya.
Semua aktivitas yang menenangkan ini sama pentingnya di tempat kerja, jadi aktivitas tersebut layak mendapat tempat di kalender Anda.
Angkat telepon lebih sering
Meskipun sebagian besar pekerjaan mereka seputar komunikasi, 27 CEO hanya menghabiskan 24% waktunya untuk email, dan 76% waktunya untuk bertatap muka atau menelepon.
Sementara itu mungkin suara tidak efisien dan sedikit kuno, berkomunikasi secara langsung atau di sangat setidaknya di telepon sebenarnya adalah penghemat waktu yang sangat besar. Email mengganggu, rentan terhadap salah tafsir, dan tidak lebih cepat dari telegraf untuk berkomunikasi dengan satu orang.
Selain itu, CEO menghargai rapat dan panggilan Zoom karena keduanya membangun kepercayaan dan hubungan. Nada, emosi, dan kehalusan hilang dalam format teks biasa.
Coba ini:
Jika email mengganggu, mengganggu, atau membingungkan Anda, atau jika milikmu email mungkin menimbulkan emosi seperti itu di pihak lain, angkat telepon saja. Dengan berkomunikasi lebih langsung melalui suara, kecil kemungkinan Anda mengalami miskomunikasi dan pada akhirnya menghemat waktu dalam jangka panjang.
Persingkat rapat Anda
Selama penelitian, salah satu “pengakuan” paling umum di antara para CEO adalah bahwa banyak dari pertemuan satu jam mereka bisa dan seharusnya menjadi pertemuan 30 atau bahkan 15 menit. Namun, mereka umumnya menahan diri untuk menyarankan pertemuan yang lebih singkat karena mereka tidak ingin terlihat terlalu sibuk atau mementingkan diri sendiri (49% pertemuan mereka dijadwalkan oleh pihak lain).
Saya yakin Anda pernah mengikuti pertemuan yang berlangsung jalan terlalu lama karena seseorang secara sewenang-wenang mencoba mengisi jam yang mereka minta, atau percakapan terjebak dalam “pusaran” di mana peserta mulai mengulanginya sendiri dan seseorang berkata “apa yang perlu kita temukan adalah a keseimbangan.”
Saat rapat berlangsung lebih singkat dan berakhir lebih awal, Anda akan menemukan bahwa korban pertama adalah hal-hal yang membuang-buang waktu. Jendela waktu yang lebih ketat mendorong kemanfaatan dan membiarkan semua orang kembali ke hari-hari mereka lebih cepat.
Coba ini:
Setel ulang durasi rapat default Anda dari satu jam menjadi 30 menit. Anda pada akhirnya akan menghemat banyak waktu untuk diri sendiri dan semua yang hadir. Agar sesuai dengan semuanya, patuhi agenda yang ketat, buat catatan, dan tetapkan pemilik/tanggal jatuh tempo yang jelas untuk semua tindak lanjut.
Jika Anda mengakhiri lebih awal dan ingin menyelesaikannya dengan sopan, katakan saja “jika tidak ada yang tersisa untuk ditutupi, saya akan mengembalikan 15 menit dari hari Anda.”
Selalu punya agenda
Mungkin tidak mengherankan, kata “agenda” muncul 27 kali dalam laporan HB. Sebagian besar waktu itu bukan dalam konteks pertemuan, melainkan mengacu pada tujuan pribadi yang lebih besar.
Pada satu titik selama penelitian, para peneliti meminta para CEO untuk menjelaskan tujuan mereka untuk kuartal tersebut dan waktu yang dihabiskan untuk mencapainya. Semua 27 CEO memberikan data ini di tempat.
Sebagai seseorang yang berjuang melawan perasaan depresi, saya belajar bahwa salah satu pembunuh rahasia kesehatan mental adalah perasaan bahwa Anda kekurangan momentum. Anda memiliki hal-hal yang ingin Anda capai, tetapi Anda tidak bergerak ke arah itu. Sadar atau tidak sadar, perasaan stagnasi itu memang menyebalkan.
Untungnya, sebaliknya, setiap perasaan kemajuan, atau bahwa Anda telah mendorong bola ke depan sedikit saja, bisa menjadi sumber penangguhan hukuman yang sangat besar.
Coba ini:
Sekarang, buatlah daftar tiga tujuan. Mereka bisa menjadi campuran pribadi atau profesional, seperti “menurunkan 10 pound” atau “mengatur keuangan pribadi saya”.
Selanjutnya, lihat dua minggu terakhir kalender Anda dan tanyakan pada diri sendiri: berapa jam yang saya habiskan untuk tujuan itu? Mana yang mungkin membutuhkan lebih banyak perhatian minggu depan?
Dengan menyimpan agenda apa pun, dan menyisihkannya setiap hari, Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu bergerak menuju tujuan Anda.
Ringkasan
Seperti yang Anda lihat, ada alasan mengapa CEO bisa mengemas begitu banyak hal di hari-hari mereka. Dan Anda juga dapat mengambil beberapa strategi CEO yang paling umum dan menerapkannya dalam kehidupan Anda sendiri.
Tidak masalah jika Anda mengambil semua ini dan menjalankannya, atau Anda hanya menemukan satu cara untuk meningkatkan produktivitas Anda, Anda pasti akan senang melakukannya.
